第一节 印 章 管 理
一、印章的种类
公章、法人章、财务专用章、发票专用章。
二、印章的适用范围
（一）研究院公章的使用范围包括但不限于以下项目：
1．研究院对外签发的文件及合同；
2． 研究院与相关单位联合签发的文件；
3．由研究院出具的证明及有关资料；
4．研究院对外提供的财务报告；
5．研究院与员工签订的劳动合同；
6．研究院章程、协议。
（二） 财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。
三、用章的审批权限
（一）凡需使用研究院公章和法人专用章的，必须先走钉钉用章流程。
（二）对外财务报表以及财务专用章的对外使用，必须先走钉钉用章流程。
（三）发票专用章等，根据日常的权限及常规工作内容由财务部门自行用印无须经上述程序。
第二节 证 书 管 理
一、下列证书及资料由综合办公室负责统一保管
（一）所有资信文件：验资报告、评估报告、年检报告等
（二）重要文件，如投标文件、管理制度文件等。
（三）理事会会议文件及通知、权威部门发布给研究院的授权承诺等。
（四）所有由重要机构或组织颁布的证件如登记证书、税务登记证、银行开户许可证、组织机构代码证等。
二、综合办公室负责技术类证书和重要文件资料的管理，其职责如下：
（一）负责日常管理，保证证书资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。
（二）负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。
（三）严格按照研究院的有关制度办理有关借用、复印等工作。
（四）严格交接转移手续。
三、证书资料的借用、复印管理办理
（一）研究院员工因工作需要必须借用、复印证书资料时，应通过钉钉办理相应申请流程，通过后方可使用。
（二）凡借用、复印证书资料，必须在规定时间内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述 1相同。
四、违规责任
（一）凡因保管不善或借用手续不齐，导致证书及重要文件资料遗失的，由综合办公室承担补办费用及相关责任。
（二）凡因借用人过失而造成的证书资料灭失，由借用人承担补办费用及相关责任。
第三节 公 文 管 理
一、管理原则
（一）统一发放、专人管理原则。
（二）逐级审批、权限范围内发布原则。
（三）传递及时、准确原则。
（四）保密原则。
二、公文种类
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、介绍信、会议纪要。
三、各部门职责
（一）管理部：对所有公文进行规范审核，对外发文，发文后的归档、管理及销毁工作。
（二）发文部门：负责拟定公文，内部审核工作。
四、发文流程
发文拟稿：副主任初审拟稿格式及内容→院长审核→发文部门发文。
第四节 档 案 管 理
一、档案分类
行政档案、管理档案、记账文件、业务档案、声像档案。
二、各部门职责
（一）各部门对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
（二）各类规章制度、管理办法、会议记录、会议纪要、接待来访记录、上级来文、本单位发文、工作计划和工作总结以及合同、协议原件，重要图片、录音、录像等资料均由综合办公室负责归档。
（三）人事档案由综合办公室负责保存；财务档案由财务部负责保存。
（四）项目档案由经办人在项目结束后全部整理打包电子文档保存并每月发送综合办及部门负责人各一份。
三、保密级别及标识
（一）绝密档案：★★★;
（二）保密档案：★ ;
（三）密级档案；
（四） 内部档案；
（五）普通档案：无标。
第五节 资 产 管 理
一、资产范围
包括但不限于电脑、电话、桌椅、文件柜、打印机、传真机、空调、投影仪和桌椅箱柜等。
二、管理职责
（一）个人使用的资产，谁使用谁保管和维护。
（二）公用的资产由综合办进行日常管理和维护。
三、资产领用
使用人在钉钉上进行申请。
四、资产维修
（一）个人使用的资产出现异常和故障时，使用人需及时向综合办报修。
（二）公用资产出现异常和故障时，发现人及时告知综合办。
（三）综合办接到报修后，根据价格适中、维修质量好、服务态度好的标准，委托厂商进行维修，如违反上述标准造成的失误由承办人负责赔偿。
第六节 物 品 管 理
一、物品种类
（一）日常办公用品类
1．易耗办公用品指短期内容易消耗用尽、一般价值较低的用品，如水写笔、铅笔、胶水、笔记本等。
2．非易耗办公用品指使用期限相对较长可收回继续使用的用品，如订书机、计算器、档架等。
3．日常生活用品，如纸巾、垃圾袋等。
（二）定制物品类
1．各类书籍刊物。
2．日常办公印制品，如名片、信笺、信封等。
3．各类定制小礼品。
二、管理责任
由综合办负责仓库各类物品的建库及出入库管理。
三、物品采购（印刷）及出入库
（一）物品采购（印刷）
所有需入库的物品采购（印刷）需求，需在钉钉系统里提交物品采购申请，列明名称数量及预计单价和总价，必要时附上图片及价格单。
综合办根据全院消耗量统一确定采购数量，并提交采购需求。定制物品由需求人自行提交采购申请。
各级领导根据各自权限在钉钉系统里完成审批。
采购申请的提交人根据审批结果，完成采购或印刷。
（二）物品出入库
1．综合办根据到货清单，完成验货并清点入库，更新库存数据。如有缺失或缺损，由经办人负责跟踪补足，若有特殊情况，按院领导批示处理。
2．凡需从仓库领用各项物品的，经办人都需经钉钉系统提交物品领用申请，各级领导根据各自权限在钉钉系统里完成审批，综合办根据审批结果完成物品清点出库，并更新库存数据。日常办公用品类每月 5 日前由各中心负责人申领月度用量。
四、其他要求
各项物品使用以“物尽其用，避免浪费 ”为原则，对于研究院内部文件数据，提倡使用再生纸。
第七节 5S 管 理
一、5S 管理概念
5S 即整理 （ SEIRI）、整顿 （ SEITON）、清扫 （ SEISO）、清洁 （ SEIKETSU）、素养 （ SHITSUKE），
是一种有效的工作现场管理方法。为保持研究院环境整洁，维护研究院形象，展现积极向上的精神面貌，需要：
（一）整理——将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除。
（二）整顿——必要的东西分门别类依规定的位置放置，摆放整齐，明确数量，加标识。
（三）清扫——清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽。
（四）清洁——将上面的 3S 制度化、规范化，并贯彻执行及维持提升。
（五）素养——人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神。
二、办公秩序
（一）公共区域办公环境管理
1．公共区域的环境及物品的管理维护，由值日人员（值日表）负责组织清洁和管理，公共区域随时保持环境的干净、整洁、整齐、办公通道畅通；
2．严禁在办公区域内乱堆乱放物品；
3．维护公共卫生、不得乱丢垃圾；
4．个人工位上的卫生及垃圾桶由个人来保持，公共区域的卫生由值日人员（值日表）负责，每个假期前最后一个工作日的 17 时必须进行个人区域的卫生大扫除，保证个人所负责公共区域内的桌面物品摆放整齐，桌面没有纸张及灰尘，同时必须在下班前接受部门负责人或院长的检查；
5．办公区域窗台除摆放绿植外，不得放置个人杂物；
6．自觉爱护办公区域公共设施、植物、装饰物等，因个人原因发生损坏，应照价赔偿。
（二）个人办公区域环境管理
1．员工办公桌面除计算机、电话、笔记本、台历、文件夹、茶杯、小型装饰物外，不得摆放其他与工作无关的物品；
2．工作时间不得无故离岗，不得大声喧哗，确保办公环境的安静、有序；
3．员工下班应清理办公桌，整齐摆放物品，重要文档应放入抽屉或档案柜，办公椅一律插入办公桌下，并要关好电脑，最后离开者注意关灯、关闭打印机、复印机、饮水机、空调等用电设备以及研究院大门；
4．办公室内不准吸烟。
三、办公室空调、水、电管理
（一）空调使用实行“专人负责制 ”，各办公室负责人为空调使用的负责人，主要由综合办确定空调的使用时间，管理所属空调的正确使用，避免人为损坏，以保证空调能发挥其应有作用。
1．为做到节能降耗，要求夏季室温在 28 摄氏度以上时，方可开机使用空调制冷，其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调；冬季室温在 12 摄氏度以下时，方可开机使用空调制热。
2．制冷时，空调设定温度不得低于 26℃ , 制热时，空调设定温度不得高于 16℃。
3．未经允许，其他人不得随意开关和调试空调。每天下班后要及时关闭空调和电源，坚决杜绝开窗使用空调现象。
4．行政服务中心对各办公室空调使用情况作不定期检查，若发现有违反使用要求中的任何一条，发现一次，停止使用空调 3 天，并对部门负责人处人民币 100 元的罚款。
（二）全体员工必须增强节约用水、安全用电意识。各位员工应养成随手关灯、关闭水龙头，下班后及时关闭电脑及其他用电电源的良好习惯。
1．杜绝“长明灯、长流水 ”。定时开关灯，各办公室人员应认真负责，做到人走灯灭，及时关闭电源，电器在不使用的时候都要关掉电源，长期不用应断开电源，减少待机状态的耗能。
2．综合办监督检查，对节约水电措施不力、浪费现象严重的部门予以定期曝光，通报批评。
3．各中心负责人是本部门水电管理的第一责任人，办公室有长明灯的，予以处罚该中心负责人 20 元/盏，由综合办负责开具罚单，交由财务收取。
4．③未经允许，各部门（人员）不得使用高耗电电器，如有发现，将没收所用物品并通报批评。
第八节 行 为 规 范
一、劳动纪律
（一）提高工作时段的工作效率，避免不必要的加班时间。
（二）工作时间不得上网闲聊、在研究院计算机上打游戏、下载电影等。
（三）爱护计算机、办公用品，注意清洁保养，若出现人为损坏，由设备领用人负责维修、赔偿
（四）对于研究院负责人所作决定，员工需积极配合，不可因意见不同而拖延执行、影响工作进度，出现此类状况，研究院将对责任人做出严肃处理。
（五）项目完成后，需及时将所有数据归档，不进行归档、遗失相关数据及故意拖延归档时间者，视为严重违反研究院制度。
二、服务规范仪容仪表
（一）仪容仪表
1． 不得穿太夸张的牛仔、运动、紧身、暴露的服装；
2．保持工装干净整洁、扣子完整、没有脱线；
3．确保衣服大小合体，衬衫和外套（或裙、上衣）熨烫平整无污渍；
4． 袜子的颜色和款式一定要与工装相配，不得穿五颜六色的彩色系袜子，外出见客户必须穿肉色灰色或黑色长筒丝袜；
5．确保每天上班时鞋子整洁、无厚重尘土，外出见客户必须穿与工衣配套的黑色商务类皮鞋；
6．女员工每天应化较淡的职业妆但不宜浓妆艳抹，男员工应勤剃胡须，不可使面部皮肤出现胡茬；
7．上班时只可佩戴手表、戒指、耳环、项链、胸针等饰品；不宜同时佩戴三件以上饰品，且不允许佩戴太夸张、拖沓的耳环、项链，以保持良好的职业形象。
8．在接待研究院内外人员垂询、要求时，在任何场合都要微笑应答、用语规范、语气温和。
9．电话接听：接听电话应及时，重要电话应做记录，接打电话时应注意控制音量。
第九节 信 息 公 开 制 度
为规范本单位的信息公开工作，确保信息公开的真实、准确、完整、及时、公平，促进本单位规范运作，依据国务院《民办非企业单位登记管理暂行条例》制定本制度。
（一）本单位应严格按照法律法规和章程规定的信息公开内容和格式要求，真实、准确、及时地报送公开信息。
（二）信息公开要体现公开、公正、公平的原则，将本单位对社会可能产生重大影响，而社会公众尚未得知的重大信息，通过新闻媒体、公开栏、互联网等形式向社会公众公布，并送达业务主管单位和登记管理机关备案。
（三）信息公开的内容：
1．本单位应当公开的信息包括年度工作报告，举行的学术交流、信息咨询等重大活动，承诺服务项目等。
2．本单位名称、章程、办公地址和法定代表人等变更的事项要及时予以公开。
3．国家相关法律法规及章程规定的重大信息。